Firma electrónica y firma digital
Una es un dibujo de tu nombre en la página. La otra es un sello criptográfico sobre el documento entero. Resuelven problemas distintos y se llaman con la misma palabra.
¿Qué es una firma electrónica?
Cualquier marca que pongas en un documento para mostrar que estás de acuerdo: un trazo dibujado, tu nombre escrito en una tipografía caligráfica, la foto de una firma manuscrita. Es un dibujo en la página, y pesa tanto como el procedimiento que la rodea le permita pesar.
Muchas veces basta. Para aprobaciones internas, albaranes y la mayoría de acuerdos cotidianos, una firma más un rastro de correos es en lo que ambas partes se apoyan de verdad, y añadir criptografía no cambia nada del acuerdo en sí.
¿Qué añade una firma digital?
La prueba de que el archivo no ha cambiado desde que se firmó. Una firma con certificado calcula un hash criptográfico sobre todo el documento y lo sella con una clave privada, así que cualquier edición posterior invalida el sello y un lector lo dice.
También ata la firma a quien posee el certificado. Una firma dibujada se puede sacar de un documento y pegar en otro en un minuto; una firma con certificado no, porque está calculada sobre los bytes de un archivo concreto.
¿Cuál necesito?
Pregúntate qué saldría mal si el documento se alterase después de firmarlo. Si la respuesta es que poca cosa, una firma dibujada es proporcionada. Si la respuesta implica dinero, un regulador o un juzgado, necesitas el sello y necesitas un certificado que alguien vaya a aceptar.
La aceptación es la mitad más difícil. Un certificado autofirmado es criptográficamente idéntico a uno comprado y todos los lectores lo marcan como no fiable, así que es adecuado para uso interno e inadecuado para cualquier cosa que salga de tu organización.
¿Y las firmas cualificadas?
Ese es un paso más: un prestador supervisado verifica tu identidad y emite un certificado en un dispositivo seguro. En la Unión Europea es la única forma que la ley equipara a una firma manuscrita, e implica una comprobación de identidad que ningún programa puede hacer por ti.
Esta colección no emite certificados ni comprueba identidades. Firma con un certificado que ya tengas, lo que la convierte en la herramienta adecuada una vez lo tienes y en ninguna ayuda para conseguirlo.
Por dónde seguir
Firmar PDF coloca una firma dibujada, escrita o subida en la página, firmar con certificado sella el documento con un certificado que aportas tú, y proteger el archivo es lo que impide que lo abra alguien sin la contraseña.
Los formularios PDF explicados cubre el campo donde suele ir una firma, y PDF/A y archivo a largo plazo explica qué pasa con una firma años después.