PDF/A y documentos que siguen legibles
Un PDF que hoy se abre puede no verse bien dentro de veinte años. PDF/A es la respuesta a eso, y funciona prohibiendo todo lo que envejece mal.
¿Qué es PDF/A?
Una versión restringida de PDF pensada para archivar. Todo lo que la página necesita tiene que estar dentro del archivo, y queda prohibido cualquier cosa cuyo significado dependa del mundo exterior: las fuentes deben ir incrustadas, el color descrito con precisión, y el cifrado, las referencias externas, los scripts y el sonido no están permitidos.
La idea es la autosuficiencia. Un archivo conforme lo puede representar correctamente un programa que solo conozca la norma, y eso lo convierte en una apuesta razonable para un documento que nadie abrirá en una década.
¿Por qué insisten los archivos?
Porque el fallo del que se protegen es silencioso. Un PDF que usaba una fuente sin incrustarla se seguirá abriendo dentro de cincuenta años; solo que se representará con una tipografía sustituta, con otros saltos de línea y quizá otro número de páginas, y nada avisa de que el documento ha cambiado.
El cifrado falla peor. Un archivo guardado cuya contraseña se ha perdido no es menos legible, es ilegible, y por eso la norma lo descarta por completo en vez de dejarlo a criterio de cada casa.
¿Qué versión debo pedir?
PDF/A-2 para la mayoría de casos. PDF/A-1 es la más antigua y estricta y rechaza cosas como la transparencia; PDF/A-2 las relaja; PDF/A-3 permite además adjuntos arbitrarios, útil para facturas con datos legibles por máquina e incómodo para archiveros que querían autosuficiencia.
Cada versión tiene además niveles de conformidad. El nivel B garantiza que la página se ve bien, y el nivel A añade el etiquetado estructural que hace el documento accesible y su orden de lectura recuperable, lo que cuesta bastante más trabajo.
¿Qué puedo hacer aquí?
La preparación, no la certificación. Esta colección quita el cifrado, aplana anotaciones y campos de formulario en contenido fijo de página, reescribe el archivo para que no arrastre versiones antiguas y pone metadatos limpios, que en la práctica es la mayor parte de lo que un archivo pide.
No valida la conformidad ni marca un archivo como PDF/A. La incrustación de fuentes en particular no la añadimos, así que a un documento que llegó sin sus fuentes incrustadas le seguirán faltando: pasa un validador antes de entregar nada a un archivo que compruebe.
Por dónde seguir
Optimizar para la web reescribe el archivo y tira los restos acumulados, editar los metadatos pone el título y el autor por los que un archivo lo indexará, y aplanar convierte anotaciones y valores de formulario en contenido de página.
Unir PDF y qué pasa con los marcadores cubre el montaje previo del documento, y firma electrónica y firma digital explica qué le pasa a una firma en un archivo que después se reescribe.