Formularios PDF, y por qué algunos no se pueden rellenar
Dos cosas distintas se llaman formulario PDF. Una tiene campos reales; la otra es una foto de un formulario, y por mucho que hagas clic no se podrá escribir en ella.
¿Por qué puedo escribir en un formulario y en otro no?
Porque solo uno de los dos tiene campos. Un PDF rellenable contiene objetos de formulario, cada uno con un nombre, un tipo y un sitio donde guardar lo que escribes; un formulario escaneado contiene una foto de casillas y nada más, así que no hay nada donde hacer clic.
Distinguirlos lleva un segundo: pulsa el tabulador en un lector. Si el cursor salta de casilla en casilla, los campos son reales. Si no pasa nada, tienes una imagen, y el formulario hay que rellenarlo escribiendo encima.
¿Qué tipos de campo existen?
Cuadros de texto, casillas, grupos de opciones, listas desplegables y campos de firma, y cada uno guarda su valor de forma distinta. Una casilla guarda un estado y no una marca, y una lista guarda la entrada elegida y no las palabras que ves, y por eso dos lectores pueden mostrar el mismo campo de forma algo distinta.
Los campos además llevan nombre, y los nombres pesan más de lo que parece. Dos campos con el mismo nombre se tratan como uno, así que rellenar cualquiera rellena los dos. Eso es intencionado para un nombre repetido en cada página y una sorpresa desagradable después de una unión.
¿Qué hace aplanar?
Dibuja los valores actuales sobre la página y elimina los campos. Lo que era un formulario pasa a ser un documento normal que se ve idéntico y ya no se puede editar, que es lo que quieres para una copia que vas a enviar o archivar.
No tiene vuelta atrás. Conserva el original rellenable si el formulario se va a reutilizar y aplana una copia. Aplanar es además la forma correcta de impedir que quien lo reciba cambie lo que escribiste, porque un formulario relleno pero sin aplanar es un documento con respuestas editables.
¿Cómo relleno un formulario que no tiene campos?
Colocando texto encima. Escribir en su sitio y aplanar después produce un documento indistinguible de un formulario relleno a todos los efectos prácticos, imprimir y firmar incluidos.
Si el mismo formulario en blanco vuelve cada mes, merece la pena pasarle el reconocimiento una vez para que el texto sea buscable y guardar una copia rellena como plantilla. Reconstruir los campos como es debido es tarea de quien emite el formulario.
Por dónde seguir
Rellenar formulario PDF trabaja con los campos que ya tiene un documento, aplanar fija las respuestas en la página, y el editor es la única forma de rellenar un formulario escaneado.
Por qué editar texto en un PDF es limitado explica qué ocurre cuando escribes sobre una página, y firma electrónica y firma digital cubre la casilla que hay al pie de casi todos los formularios.