PDF/A und Dokumente, die lesbar bleiben
Ein PDF, das heute öffnet, muss in zwanzig Jahren nicht mehr richtig aussehen. PDF/A ist die Antwort darauf, und sie funktioniert, indem alles verboten wird, was schlecht altert.
Was ist PDF/A?
Eine eingeschränkte Fassung von PDF für die Archivierung. Alles, was die Seite braucht, muss in der Datei stecken, und alles, dessen Bedeutung von der Außenwelt abhängt, ist verboten: Schriften müssen eingebettet sein, Farbe muss genau beschrieben sein, und Verschlüsselung, externe Verweise, Skripte und Ton sind nicht erlaubt.
Der Zweck ist Selbstgenügsamkeit. Eine konforme Datei lässt sich von Software richtig darstellen, die nur den Standard kennt, und das macht sie zu einer vernünftigen Wette für ein Dokument, das ein Jahrzehnt lang niemand öffnet.
Warum bestehen Archive darauf?
Weil der Fehler, gegen den sie sich absichern, leise auftritt. Ein PDF, das eine Schrift benutzt, aber nicht eingebettet hat, öffnet auch in fünfzig Jahren; es wird dann nur in einer Ersatzschrift dargestellt, mit anderen Zeilenumbrüchen und womöglich einer anderen Seitenzahl, und nichts kündigt an, dass sich das Dokument verändert hat.
Verschlüsselung scheitert härter. Eine archivierte Datei, deren Passwort verloren ist, ist nicht schlechter lesbar, sondern gar nicht, und deshalb schließt der Standard sie ganz aus, statt es einer Hausregel zu überlassen.
Welche Fassung soll ich verlangen?
Meistens PDF/A-2. PDF/A-1 ist die älteste und strengste und lehnt etwa Transparenz ab; PDF/A-2 lockert das; PDF/A-3 erlaubt zusätzlich beliebige Anhänge, was für Rechnungen mit maschinenlesbaren Daten nützlich und für Archivare, die Selbstgenügsamkeit wollten, unerfreulich ist.
Jede Fassung hat außerdem Konformitätsstufen. Stufe B sichert zu, dass die Seite richtig aussieht, und Stufe A ergänzt die strukturelle Auszeichnung, die das Dokument barrierefrei und seine Lesereihenfolge nachvollziehbar macht, was deutlich mehr Arbeit bedeutet.
Was kann ich hier tun?
Die Vorbereitung, nicht die Zertifizierung. Diese Sammlung nimmt die Verschlüsselung ab, macht Anmerkungen und Formularfelder zu festem Seiteninhalt, schreibt die Datei ohne angesammelte alte Fassungen neu und setzt saubere Metadaten, und das ist in der Praxis das meiste von dem, was ein Archiv verlangt.
Sie prüft keine Konformität und kennzeichnet keine Datei als PDF/A. Vor allem das Einbetten von Schriften ergänzen wir nicht, einem Dokument ohne eingebettete Schriften fehlen sie also weiterhin: Lassen Sie vor der Abgabe an ein prüfendes Archiv einen Validator laufen.
Wie es weitergeht
Für das Web optimieren schreibt die Datei neu und wirft die angesammelten Reste hinaus, die Metadaten bearbeiten setzt Titel und Autor, nach denen ein Archiv erschließt, und Reduzieren macht Anmerkungen und Formularwerte zu Seiteninhalt.
Zusammenfügen und was mit Lesezeichen passiert behandelt das Zusammenstellen des Dokuments davor, und elektronische und digitale Signatur erklärt, was aus einer Signatur in einer später neu geschriebenen Datei wird.