Warum sich Text in einem PDF nur begrenzt bearbeiten lässt
Ein PDF speichert, wo jede Glyphe auf der Seite sitzt, und nicht, zu welchem Satz sie gehört. Diese eine Tatsache erklärt jede Einschränkung, gegen die Sie gelaufen sind.
Was steht eigentlich in einem PDF?
Positionen. Jedes Textstück ist die Anweisung, bestimmte Glyphen aus einer bestimmten Schrift an bestimmten Koordinaten zu zeichnen, und eine Seite ist eine Liste solcher Anweisungen. Es gibt keinen Absatz, keinen Zeilenumbruch und oft nicht einmal ein Leerzeichen: Der Abstand zwischen zwei Wörtern kann schlicht darin bestehen, dass die nächste Anweisung weiter rechts beginnt.
Genau deshalb ist das Format verlässlich. Ein PDF sieht überall gleich aus, weil es alles festnagelt, und alles, was das Bearbeiten unbequem macht, ist dieselbe Eigenschaft von der anderen Seite betrachtet.
Warum fließt der Text nicht nach?
Weil nichts da ist, was fließen könnte. Ein kurzes Wort durch ein langes zu ersetzen kann den Rest der Zeile nicht weiterschieben, denn die folgenden Wörter tragen eigene Koordinaten und bleiben genau dort, wo sie sind, und überlappen den neuen Text, wenn er in sie hineinläuft.
Echtes Nachfließen hieße, die Absatzstruktur zu rekonstruieren, die die Datei nie gespeichert hat, und sie dann mit den Schriften, Abständen und Trennungen des Originals neu zu setzen. Werkzeuge, die das versprechen, raten diese Struktur, und sie wirken überzeugend, bis sie es plötzlich nicht mehr sind.
Was kann ein Editor dann?
Ergänzen und überdecken. Neuer Text, Notizen, Hervorhebungen, Formen und Bilder lassen sich überall auf der Seite platzieren, und eine vorhandene Stelle lässt sich überdecken und neu tippen. Damit sind die gewöhnlichen Aufgaben erledigt: ein Datum korrigieren, eine Lücke füllen, etwas schwärzen, vor dem Weiterleiten eine Notiz ergänzen.
Vor der Typografie hört es auf. Neu getippter Text passt nur dann zum Original, wenn dessen Schrift eingebettet und verfügbar ist, und bei einem gescannten Dokument ist es gar nicht möglich, weil darin keine Schrift steckt, zu der etwas passen könnte.
Wann sollte ich lieber etwas anderes bearbeiten?
Immer dann, wenn das Ausgangsdokument noch existiert. Die Datei zu bearbeiten, aus der das PDF exportiert wurde, und erneut zu exportieren geht schneller als jedes Überdecken und Neutippen, und das Ergebnis hat keine Nähte.
Ist die Quelle verloren und sind die Änderungen umfangreich, holen Sie den Text heraus und bauen Sie das Dokument neu. Das ist ehrlich zu dem, was geschieht, und es hinterlässt eine Datei, die sich nächstes Jahr wieder bearbeiten lässt.
Wie es weitergeht
PDF bearbeiten setzt Notizen, Formen und Textfelder auf die Seite, PDF in Text ist der Ausweg, wenn die Änderungen zu groß zum Flicken sind, und Reduzieren macht alles Hinzugefügte zu festem Seiteninhalt, wenn Sie fertig sind.
Was OCR erkennen kann und was nicht behandelt den gescannten Fall, und PDF-Formulare erklärt ist die richtige Seite, wenn das, was Sie ändern wollen, ein Feld ist.