PDF-Formulare, und warum sich manche nicht ausfüllen lassen
Zwei verschiedene Dinge heißen PDF-Formular. Das eine hat echte Felder, das andere ist ein Bild eines Formulars, und kein Klicken macht es beschreibbar.
Warum kann ich in ein Formular tippen und in ein anderes nicht?
Weil nur eines davon Felder hat. Ein ausfüllbares PDF enthält Formularobjekte, jedes mit Namen, Typ und einem Platz für das, was Sie eintippen; ein gescanntes Formular enthält ein Bild aus gedruckten Kästchen und sonst nichts, es gibt also nichts, in das Sie klicken könnten.
Der Unterschied ist in einer Sekunde geklärt: Drücken Sie im Reader die Tabulatortaste. Springt der Cursor von Kästchen zu Kästchen, sind die Felder echt. Passiert nichts, haben Sie ein Bild, und das Formular muss durch Beschriften von oben ausgefüllt werden.
Welche Feldarten gibt es?
Textfelder, Kontrollkästchen, Optionsgruppen, Auswahllisten und Signaturfelder, und jede speichert ihren Wert anders. Ein Kontrollkästchen speichert einen Zustand und kein Häkchen, und eine Auswahlliste speichert den gewählten Eintrag und nicht das Wort, das Sie sehen; deshalb stellen zwei Reader dasselbe Feld leicht unterschiedlich dar.
Felder tragen außerdem Namen, und die Namen wiegen schwerer, als sie aussehen. Zwei Felder mit demselben Namen gelten als eines, eine Eingabe in das eine füllt also auch das andere. Bei einem auf jeder Seite wiederholten Namen ist das gewollt, nach einem Zusammenfügen ist es eine unangenehme Überraschung.
Was macht das Reduzieren?
Es zeichnet die aktuellen Werte auf die Seite und entfernt die Felder. Aus einem Formular wird ein gewöhnliches Dokument, das identisch aussieht und sich nicht mehr bearbeiten lässt, und genau das wollen Sie für eine Kopie, die Sie versenden oder ablegen.
Rückgängig geht das nicht. Behalten Sie das ausfüllbare Original, wenn das Formular wieder gebraucht wird, und reduzieren Sie eine Kopie. Reduzieren ist auch der richtige Weg, um zu verhindern, dass ein Empfänger Ihre Eintragungen ändert, denn ein ausgefülltes, aber nicht reduziertes Formular ist ein Dokument mit bearbeitbaren Antworten.
Wie fülle ich ein Formular ohne Felder aus?
Indem Sie Text darauf setzen. An die richtige Stelle tippen und anschließend reduzieren ergibt ein Dokument, das sich für jeden praktischen Zweck nicht von einem ausgefüllten Formular unterscheidet, Drucken und Unterschreiben eingeschlossen.
Kommt dasselbe leere Formular jeden Monat wieder, lohnt sich einmal eine Texterkennung, damit es durchsuchbar wird, und eine ausgefüllte Kopie als Vorlage. Die Felder ordentlich nachzubauen ist Sache dessen, der das Formular herausgibt.
Wie es weitergeht
PDF-Formular ausfüllen arbeitet mit den Feldern, die ein Dokument schon hat, Reduzieren macht die Antworten zu festem Seiteninhalt, und der Editor ist der Weg, ein gescanntes Formular überhaupt auszufüllen.
Warum sich PDF-Text nur begrenzt bearbeiten lässt erklärt, was beim Tippen auf eine Seite geschieht, und elektronische und digitale Signatur behandelt das Kästchen am Fuß der meisten Formulare.